Términos del Servicio de ApexoCRM
Estos Términos del Servicio (los "Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma ApexoCRM, disponible en apexocrm.com, operada por Grupo Empresarial Apexo (Colombia) (en adelante, "ApexoCRM", "nosotros" o el "Proveedor"). Al registrarse, acceder o utilizar la plataforma, la empresa contratante (el "Cliente") declara que los ha leído, entendido y aceptado.
1.Aceptación y partes
Este acuerdo se celebra entre Grupo Empresarial Apexo (Colombia) y el Cliente, entendido como la persona jurídica o natural con actividad comercial que crea una cuenta en ApexoCRM. Quien acepta estos Términos en nombre de una empresa declara contar con facultades suficientes para obligarla. ApexoCRM es un servicio dirigido a empresas y profesionales; no está destinado a consumidores finales ni a menores de edad. Si el Cliente no está de acuerdo con estos Términos, debe abstenerse de usar la plataforma. El canal oficial de contacto es [email protected].
2.Descripción del servicio
ApexoCRM es una plataforma SaaS (software como servicio) de CRM que permite a las empresas gestionar sus conversaciones comerciales a través de la WhatsApp Business Platform (API oficial de Meta). Sus funciones incluyen: bandeja de entrada compartida multiagente, gestión de contactos, embudos de venta (pipelines), plantillas de mensaje aprobadas por Meta, campañas, asistente de inteligencia artificial, reportes, y administración de equipos y roles.
3.Modelo BYOA: responsabilidades del Cliente sobre su cuenta de Meta
ApexoCRM opera bajo un modelo BYOA ("Bring Your Own Account" o "trae tu propia cuenta"): el Cliente conecta su propia cuenta de WhatsApp Business a través del proceso oficial de registro integrado (Embedded Signup) de Meta. En consecuencia:
- El Cliente es y sigue siendo el titular de su número telefónico, de su cuenta de WhatsApp Business (WABA) y de su cuenta comercial de Meta. ApexoCRM no adquiere titularidad alguna sobre estos activos.
- El Cliente paga directamente a Meta los costos de mensajería (conversaciones) que Meta facture por el uso de la WhatsApp Business Platform. ApexoCRM únicamente cobra la suscripción de la plataforma y no interviene en la facturación de Meta.
- El Cliente es responsable de su verificación de negocio ante Meta y de mantener su cuenta en buen estado.
- El Cliente debe cumplir en todo momento las políticas de Meta y de WhatsApp Business aplicables, incluidas las políticas de comercio y de mensajería.
- El Cliente es responsable de obtener el consentimiento previo, expreso e informado de sus contactos antes de enviarles mensajes, conforme a la Ley 1581 de 2012 y a las políticas de Meta sobre mensajería iniciada por la empresa.
El incumplimiento de las políticas de Meta puede acarrear restricciones, limitaciones de nivel de mensajería o el cierre de la cuenta del Cliente por parte de Meta, situaciones ajenas al control de ApexoCRM.
4.Cuenta y usuarios
El Cliente es responsable de la veracidad de la información de registro, de la custodia de sus credenciales y de toda la actividad realizada desde su cuenta y las cuentas de los usuarios de su equipo (agentes, supervisores y administradores). El Cliente debe asignar roles y permisos de forma diligente, notificar sin demora a [email protected] cualquier acceso no autorizado, y responde ante ApexoCRM y ante terceros por las acciones u omisiones de su equipo dentro de la plataforma.
5.Planes, precios y pago
El servicio se presta bajo un modelo de suscripción mensual, cuyo pago se procesa a través de la pasarela Wompi (Colombia). Los planes, precios, funcionalidades y límites de uso de cada plan están descritos dentro de la propia plataforma y en apexocrm.com; dichos límites hacen parte integral de estos Términos.
- El Cliente puede cambiar de plan (subir o bajar); los cambios se aplican según lo indicado en la plataforma al momento del cambio.
- En caso de no pago de la suscripción, ApexoCRM podrá suspender el acceso al servicio previa notificación al correo del Cliente. La suspensión por impago no elimina de inmediato los datos del Cliente, que se conservan conforme a la sección 9.
- Los precios pueden ser modificados; toda modificación se anunciará con antelación razonable y aplicará al siguiente ciclo de facturación.
6.Propiedad de los datos
Los datos que el Cliente carga o genera en la plataforma —incluidos sus contactos, conversaciones de WhatsApp, embudos de venta, notas y configuraciones— son y seguirán siendo propiedad del Cliente. El Cliente puede exportar sus datos mediante las herramientas de la plataforma en cualquier momento durante la vigencia del servicio.
El Cliente otorga a Grupo Empresarial Apexo una licencia limitada, no exclusiva y revocable para alojar, procesar, transmitir y mostrar dichos datos, únicamente en la medida necesaria para prestar, mantener, asegurar y mejorar el servicio. En los términos de la Ley 1581 de 2012, respecto de los datos personales de los contactos del Cliente, el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento y Grupo Empresarial Apexo como Encargado del Tratamiento; respecto de los datos de cuenta de los usuarios de la plataforma (nombre y correo electrónico), Grupo Empresarial Apexo actúa como Responsable. El detalle del tratamiento se encuentra en la Política de Privacidad.
7.Uso del asistente de inteligencia artificial
ApexoCRM ofrece funciones de inteligencia artificial (sugerencias de respuesta supervisadas por humanos y un agente automático con salvaguardas) como función opcional, sujeta a cuotas según el plan contratado. El Cliente reconoce y acepta que:
- Para generar respuestas, fragmentos de conversación pueden ser procesados por proveedores externos de modelos de lenguaje (como Google Gemini, entre otros).
- Las salidas de la IA pueden contener errores o imprecisiones. El Cliente es responsable de revisar las sugerencias y de todas las respuestas enviadas a sus contactos, incluso las generadas o enviadas por el agente automático que el propio Cliente haya activado y configurado.
- El Cliente puede desactivar las funciones de IA en cualquier momento desde la configuración de la plataforma.
8.Disponibilidad y soporte
ApexoCRM se presta con un compromiso de esfuerzo razonable de disponibilidad y continuidad. En la etapa actual del producto no se ofrece un acuerdo de nivel de servicio (SLA) formal ni garantías de disponibilidad ininterrumpida. Los mantenimientos programados se anunciarán con antelación razonable por los canales de la plataforma o por correo electrónico. El soporte se atiende a través de [email protected] en horario hábil colombiano, con tiempos de respuesta orientativos y no garantizados.
9.Suspensión y terminación
ApexoCRM podrá suspender o terminar el acceso del Cliente, previa notificación cuando sea razonablemente posible, en los siguientes casos: (a) incumplimiento de estos Términos; (b) incumplimiento de la Política de Uso Aceptable; (c) incumplimiento de las políticas de Meta o de WhatsApp Business que ponga en riesgo la integración, la plataforma o a otros clientes; (d) impago, conforme a la sección 5; o (e) requerimiento de autoridad competente. El Cliente puede terminar su suscripción en cualquier momento desde la plataforma; la terminación surte efecto al final del ciclo de facturación en curso, sin reembolso de periodos ya facturados salvo que la ley disponga otra cosa.
Efecto de la terminación: el Cliente dispondrá de un plazo de 30 días calendario contados desde la terminación para exportar sus datos. Vencido ese plazo, ApexoCRM eliminará los datos del Cliente de sus sistemas activos, salvo aquella información que deba conservarse por obligación legal, contable o fiscal.
10.Limitación de responsabilidad
El servicio depende de plataformas y proveedores de terceros, entre ellos la WhatsApp Business Platform (API oficial de Meta), proveedores externos de modelos de IA, infraestructura de hosting en la Unión Europea, servicios de CDN y la pasarela de pagos Wompi. En la máxima medida permitida por la ley colombiana:
- ApexoCRM no es responsable por las decisiones de Meta sobre la cuenta del Cliente, incluidas verificaciones rechazadas, restricciones o baneos, cambios en los niveles (tiers) de mensajería, interrupciones de la API o modificaciones en las tarifas de conversación de Meta.
- ApexoCRM no responde por fallas, interrupciones o cambios de los servicios de terceros de los que depende la plataforma, ni por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos atribuible al Cliente o pérdida de oportunidades de negocio.
- La responsabilidad total y acumulada de Grupo Empresarial Apexo frente al Cliente, por cualquier causa relacionada con el servicio, se limita al monto efectivamente pagado por el Cliente en los tres (3) meses anteriores al hecho que dio origen a la reclamación.
Nada en estos Términos limita la responsabilidad que no pueda excluirse o limitarse conforme a la ley colombiana, incluida la derivada de dolo o culpa grave.
11.Modificaciones, ley aplicable y jurisdicción
ApexoCRM podrá modificar estos Términos. Los cambios sustanciales se notificarán al Cliente por correo electrónico o mediante aviso en la plataforma con una antelación razonable a su entrada en vigencia. El uso continuado del servicio después de la fecha de vigencia de la nueva versión constituye aceptación de los cambios; si el Cliente no está de acuerdo, podrá terminar su suscripción antes de dicha fecha.
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Toda controversia derivada de su interpretación o ejecución se someterá a los jueces competentes de la República de Colombia, sin perjuicio de los mecanismos de arreglo directo que las partes decidan agotar previamente. Si alguna disposición de estos Términos fuera declarada inválida, las demás conservarán plena vigencia.
¿Preguntas sobre estos Términos? Escríbanos a [email protected].